公文写作入门知识：公文文面格式
公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。 下面是记者为你带来的公文的文面格式，欢迎阅读。
公文文面格式
发文机关
版头是发文机关的标志，它具备法定性、权威性和功用性，一般套红，以示庄重。常见的公文版头形式有三种：
1、由发文机关名字加“文件”二字组成。
比如：国务院文件
2、只用发文机关全名或规范化的简称作版头。
比如：江苏人民政府
3、几个同级机关联合发文，可用主办机关的名字加“文件”二字作版头?，但发文机关署名应标联合行文单位的名字;也可用几个同级机关的名字加“文件”二字作版头，但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。
例1：江苏人事厅文件
例2：江苏人事厅
江苏 科 委 文件
江苏财政厅
4、有时依据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。
比如：xxx人民政府令、xxx人民政府任免公告
发文机关名字需要用全名或规范化的简称，一般用22毫米x15毫米黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适合的宋体字。在民族自治地方，发文机关名字可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线，居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行地区内。
为了保证公文的权威性、严肃性，除“通知”、“通告”不需要公文版式头外，其它各类公文均需用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可常常变动。
密急
密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角地区内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号用6位阿拉伯数字在密级标识地区的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。
紧急程度
公文处置需要做到准时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的需要。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事情的准时处置。文秘部门处置公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。尤其是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应依据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊状况下，也可以标明“在x日x时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于xx紧急公告”等，也应视同急件处置。
发文字号
发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。比如：皖政[1997]18号，“皖政”是江苏人民政府的代字，“[1997]”是发文的年度，“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中;只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。
上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人名字标在文头之下、横线以上右边地方，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左边。
机关代字应相对稳定，不可常常变动。为保证发文字号规范，预防重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与撰写。
公文标题
公文标题是对公文主要内容的揭示。需要做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名字、公文主题和公文类型三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名字与公文主题之间加个介词，在公文主题与公文类型之间加一个结构助词“的”字。比如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处置方法》的公告”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名字，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处置方法》”是公文主题，“的”是结构助词，“公告”是公文的类型。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不需要标点符号。
公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。
当遇见下列状况时，公文标题可以省略发文机关名字或公文主题组成部分。
1、用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名字。比如：“关于印发《江苏行政机关公文处置推行细节》的公告”。这份文件是用“江苏人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名字。
2、印发公布性文件时，有些公文标题可以省略公文主题部分。比如：“铜陵人民政府令”。
经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。
公文标题字数不适合太多，可视状况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽可能不要把人名、地名与两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。
主送机关
主送机关是指发文机关需要对公文进行办理或给予回话的机关。主送机关应用全名或规范化的简称;主送机关不是一个时，应按其性质、级别与有关规定或惯例依次排列;相同种类型机关可用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。
主送机关的确定，应注意以下几个方面：
1、上行文是向上级机关请求指示、批准事情与汇报工作，反映状况，提出建议或者建议，回话上级机关的询问时用。
2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。
3、下行文是上级机关需要下级机关周知、办理或实行事情时用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。
4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“通知”、“通告”等一般不标主送机关;经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名字则移至文尾抄送栏上方标明。
5、对参阅性文件，无需明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”地方。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导;二是文件内容涉及的有关单位;三是应抄送周知的单位。
正文
正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。写作公文总的需要，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，状况准确，手段、需要扎实具体，看法明确，条理了解，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不能不转时，需要在的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适合地方标注发文机关署名牌成文时间。
附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的要紧组成部分。附件有些起补充、说明用途，有些起说明、注解用途，有些起证实、实行用途。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名字。除用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一块装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不可以作为附件处置。
发文机关署名
公文除电报、会议纪要外，大多数文件的发文机关署名都应加盖印章。
印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具备法定性、权威性和功用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。
印章与公文版头一样，都需要用全名或规范化的简称。用印地方在成文日期的中间偏上，需要上不压正文，下骑年盖月。印章需要盖得端正、明确。
成文时间
成文时间以领导人签发的日期为准;联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准;会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准;电报，以发出日期为准。
成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名字在公文标题之下居中标注，并加圆括号。
成文时间一般应是公文正式生效、实行的日期，但发布法规、规章的公文，除去标注发布时间外，还专门公布具体推行的年、月、日。成文时间用汉字写明年、月、日，年度用公元纪年全名，不能简写或省略。如：1997年1月8日，既不可以写成“97年1月8日”，也不能写成“九8、元、八”。成文时间需要按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印日期。
附注
附注用于说明公文中在其它地区不便说明的事情。若需要加以讲解的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“”;“”等。
主题词
主题词是为达成办公现代化的需要，便于计算机管理公文和提升查找率、查全率，依据公文基本内容根据肯定的规范优选的词或词组。
公文应依据内容和文种标明主词题。
抄送机关
抄送机关即需要知道公文内容以便帮助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全名或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。
签发人
很多文件特别是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：xxx”。
机密等级
机密公文应依据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关依据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方法，以保证机密的安全。密级的地方：一般定格标在版心左上角第一行。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
紧急程度
这是指公文送达和办理的时限需要，分为“特急”、“加急”。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的准时处置。紧急程度的标明，一般也是放在标题左上方的明显处。
阅读范围
依据工作需要和机密程度，有的公文还要明确其发送和阅读范围，一般写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
附件
这是指附是正文的文字材料，它也是某些公文的要紧组成部分。附件不是每份公文都有，它是依据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名字和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件x件”。
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一块。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左边空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名字。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名字长需要回行时，应当与附件名字的文字对齐序号后面用小圆点。 比如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用"附",十5、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左边装订。
印章
上行文要加盖印章，用印端正、着色均匀、骑年盖月，上不压正文或附件名字、下不压版记；党政机关联合行文的，左右用印，两个印章中间约空开3mm。
印制版记
由发文机关名字、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不可以简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文平行文的，排印“印发”2字。
特定格式
信函式格式
发文机关名字上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全名下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名字及双线均印红色。两线之间各要点的标识办法从本标准相应要点说明。
命令格式
命令标识由发文机关名字加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全名。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识办法同抄送机关。其他要点从本标准有关要点说明。
会议纪要格式
会议纪要标识由“xxxxx会议纪要”组成。其标识地方同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。其他要点从本标准有关要点说明。
公文用纸
使用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm，下白（地脚）宽7mm±0.5mm，左白边（订口）宽20mm±0.5mm，右白边（翻口）宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了预防出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可降低1行，每行可降低1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。 公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致，左边装订，不掉页。
